Uno de los sitios más usados es Evenbrite, que ofrece la posibilidad de armar formularios de inscripción y contactar con millones de usuarios.
Miles de personas alrededor del mundo se encuentran regularmente ante el desafío de cómo organizar un evento social por primera vez y desconocen las herramientas que ya existen y que facilitan esta tarea.
Pongamos el ejemplo de una conferencia de un economista o de un recital de música. En ambos casos se debe buscar un sitio adecuado para realizar el evento, definir el día, la hora y realizar la convocatoria para todos los interesados.
Una de las mejores formas de convocar a las personas es a través de las redes sociales, pero un buen organizador debe indagar en más opciones.
Uno de los sitios más usados para gestionar eventos y vender más entradas es Evenbrite. Esta plataforma ofrece la posibilidad de armar formularios de inscripción para evento y contactar con millones de usuarios que pueden estar interesados ya sea en asistir al concierto o a la conferencia del economista que destacamos a modo de ejemplo.
Además, este tipo de soluciones digitales permiten también enviar invitaciones personalizadas a cada uno de los inscriptos, y crear un sitio web personalizado para volcar allí toda la información necesaria que los inscriptos necesitan.
Otro de los beneficios de estas plataformas es que, al ofrecer gráficos e informes personalizados y automáticos, nos ahorran la tarea de generar estadísticas sobre inscripciones, participantes y otros datos que son de interés para cualquier organizador de eventos. A la hora de rendir cuentas ante un cliente, este tipo de información ya está lista para poder entregar.
Encarar una campaña en redes sociales es fundamental también. Tanto Facebook como Instagram son dos plataformas que permiten llegar a personas que tienen un interés definido en el tema que se quiere promover. De esta manera, con una campaña adecuada, se puede llegar a ellos y redirigirlos al formulario de gestión de inscripciones que ya se ha creado anteriormente.
Dependiendo del público al que se busque llegar, una campaña en medios tradicionales o en la vía pública también pueden servir para convocar. Sin embargo, el riesgo de llevar a cabo este tipo de campañas es que no ofrecen la posibilidad de impactar en el público adecuado al tema que se busca desarrollar en el evento.
Volviendo a los ejemplos citados, en un canal de televisión se pueden encontrar muchos televidentes a los que la música o la economía no les interesan y, aún así, se deberá pagar por llegar a ellos que no son parte del público específico.
Un dolor de cabeza suelen ser los canales de pago. En este punto también hay muchas plataformas que ofrecen la posibilidad de que los participantes puedan pagar estén donde estén con tarjetas de crédito VISA, Master y AMEX o en efectivo a través de Rapipago o Pago Fácil.
Además, muchas de las compañías con este tipo de soluciones ofrecen la posibilidad de contar con el dinero a los pocos días de que fue ingresado al sistema.
El seguimiento de la campaña también es fundamental. Para esto se deben buscar opciones que ofrezcan seguir la cantidad de inscriptos vía celular para poder contar con números actualizados y poder tomar decisiones rápidamente.
Si el evento es gratuito, también se puede contar con este tipo de servicios de manera gratuita.